Αν διακινείτε εμπορεύματα στην επιχείρησή σας, σίγουρα έχετε ακούσει για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και την υποχρέωση διαβίβασης στο myDATA. Η αλήθεια είναι ότι, ναι, πρόκειται για μια ακόμα ψηφιακή υποχρέωση — αλλά μόλις κατανοήσετε τη λογική πίσω από αυτήν, θα δείτε ότι δεν είναι καθόλου περίπλοκη. Και το σημαντικότερο: με τη σωστή μηχανογράφηση, όλη η διαδικασία γίνεται αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να ασχολείστε εσείς προσωπικά με κάθε λεπτομέρεια.

Σε αυτό το άρθρο θα δούμε αναλυτικά πότε υποχρεούστε να εκδώσετε ψηφιακό δελτίο αποστολής, τι γίνεται όταν παραλαμβάνετε εμπορεύματα, και ποιες είναι οι σημαντικές εξαιρέσεις που πρέπει να γνωρίζετε.

Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής

Το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης —συνήθως γνωστό ως Δελτίο Αποστολής — είναι το έγγραφο που συνοδεύει τα εμπορεύματα κατά τη μεταφορά τους. Η διαφορά με το παλιό, “χάρτινο” δελτίο αποστολής είναι ότι σήμερα:

• Το παραστατικό εκδίδεται ηλεκτρονικά.
• Τα δεδομένα του διαβιβάζονται στην πλατφόρμα myDATA σε πραγματικό χρόνο, πριν καν ξεκινήσει η μεταφορά.
• Μόλις η διαβίβαση ολοκληρωθεί επιτυχώς, δημιουργείται αυτόματα ένα QR code πάνω στο παραστατικό.

Αυτό το QR code δεν είναι απλή διακόσμηση. Αν σταματήσει το όχημά σας σε έλεγχο, τα ελεγκτικά όργανα σαρώνουν το QR code και επιβεβαιώνουν άμεσα ότι η διακίνηση είναι νόμιμη και έχει δηλωθεί κανονικά στις αρχές. Με λίγα λόγια, το QR code είναι η “ψηφιακή σας απόδειξη” ότι όλα είναι εντάξει.

Πότε Είστε Υποχρεωμένοι να Εκδώσετε Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής

Η υποχρέωση έκδοσης προκύπτει όποτε η επιχείρησή σας διακινεί αγαθά από τις δικές της εγκαταστάσεις, ανεξάρτητα από το αν η μεταφορά γίνεται με δικό σας όχημα ή μέσω μεταφορικής εταιρείας. Συγκεκριμένα, οφείλετε να εκδώσετε δελτίο όταν η διακίνηση γίνεται για:

• Πώληση αγαθών προς πελάτη.
• Δειγματισμό, δηλαδή τη μεταφορά δειγμάτων προϊόντων.
• Έκθεση αγαθών, για παράδειγμα σε εκθεσιακό χώρο ή showroom.
• Ενδοδιακίνηση, δηλαδή τη μεταφορά αγαθών μεταξύ των δικών σας υποκαταστημάτων.

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, η λογική είναι απλή: αν τα αγαθά βγαίνουν από τη δική σας επιχείρηση προς οποιαδήποτε κατεύθυνση, πρέπει να υπάρχει ψηφιακό ίχνος της διακίνησης.

Τι Γίνεται Όταν Παραλαμβάνετε Εμπορεύματα

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου εσείς είστε ο παραλήπτης και όχι ο αποστολέας, αλλά ο προμηθευτής σας δεν έχει υποχρέωση (ή δεν προχώρησε) στην έκδοση παραστατικού. Τέτοιες περιπτώσεις είναι:

• Αγορά αγαθών από ιδιώτη.
• Παραλαβή προϊόντων από αγρότη ειδικού καθεστώτος.
• Περιπτώσεις όπου ο προμηθευτής αρνήθηκε ή ξέχασε να εκδώσει το δικό του παραστατικό.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ευθύνη μετατοπίζεται σε εσάς ως παραλήπτη. Οφείλετε να εκδώσετε το γνωστό «Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής», ώστε η συναλλαγή να καταγραφεί κανονικά στο myDATA. Αυτό εξασφαλίζει ότι η κίνηση αγαθών θα εμφανίζεται πάντα κάπου στο σύστημα, είτε την καταχωρεί ο αποστολέας είτε ο παραλήπτης.

Πότε ΔΕΝ Χρειάζεται Ψηφιακό Δελτίο

Η νομοθεσία προβλέπει αρκετές εξαιρέσεις, ώστε να μην επιβαρύνονται με περιττή γραφειοκρατία περιπτώσεις όπου η διακίνηση παρακολουθείται ήδη με άλλο τρόπο ή δεν έχει ουσιαστικά εμπορικό χαρακτήρα.

1. Μεταφορές μέσω Courier

Αν η μεταφορά γίνεται μέσω εταιρείας ταχυμεταφορών (courier) η οποία παρακολουθεί αναλυτικά και σε πραγματικό χρόνο τα διακινούμενα αγαθά στο δικό της εσωτερικό ηλεκτρονικό σύστημα (HUB), τότε η ίδια η courier δεν υποχρεούται να εκδίδει ξεχωριστό ψηφιακό παραστατικό διακίνησης για τις μεταφορτώσεις της.

Σημαντική διευκρίνιση: Αν εσείς παραλαμβάνετε εμπόρευμα μέσω courier από κάποιον προμηθευτή σας, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει καθόλου δελτίο αποστολής. Απλώς, το ψηφιακό δελτίο το έχει ήδη εκδώσει ο προμηθευτής-αποστολέας τη στιγμή που παρέδωσε το εμπόρευμα στην courier.

2. Τεχνικά Επαγγέλματα

Οι τεχνικοί —όπως υδραυλικοί, ηλεκτρολόγοι και άλλοι επαγγελματίες παρόμοιας φύσης— δεν χρειάζεται να εκδίδουν δελτίο διακίνησης για τα εργαλεία και τα μηχανήματα που μεταφέρουν προκειμένου να εκτελέσουν τις εργασίες τους. Η μεταφορά εργαλείων δεν θεωρείται εμπορική διακίνηση αγαθών.

3. Λοιπές Ειδικές Περιπτώσεις

Επιπλέον εξαιρούνται:

• Η μετακόμιση επαγγελματικής εγκατάστασης.
• Οι υπηρεσίες γραφείων τελετών.
• Η διακίνηση που πραγματοποιείται μέσω δικτύων (π.χ. φυσικό αέριο, ρεύμα, νερό), καθώς εκ φύσεως παρακολουθείται ήδη μέσω άλλων μηχανισμών μέτρησης και τιμολόγησης.

Γιατί Δεν Πρέπει να Σας Αγχώνει η Διαδικασία

Καταλαβαίνουμε ότι όλα αυτά τα δεδομένα, οι υποχρεώσεις και οι εξαιρέσεις μπορεί να ακούγονται πολλά με μια πρώτη ματιά. Ωστόσο, στην πράξη, όταν η επιχείρησή σας διαθέτει το κατάλληλο πρόγραμμα τιμολόγησης ή ERP συνδεδεμένο σωστά με το myDATA, η έκδοση του ψηφιακού δελτίου αποστολής και η διαβίβασή του γίνονται αυτόματα, μέσα σε δευτερόλεπτα, χωρίς χειροκίνητες ενέργειες. Το μόνο που χρειάζεται είναι η σωστή αρχική ρύθμιση και λίγη εξοικείωση με τη νέα διαδικασία.